Técnica fotográfica. Almacenamiento y organización de archivos

Fecha última modificación: 22/06/2014		Fecha creación: 22/06/2014	Versión: 1.0
NIVEL:	Iniciación - Bajo - Medio - Alto – Avanzado

Introducción

En la época de la fotografía analógica las posibilidades de organización de archivos de imágenes eran bastante limitadas. Era difícil clasificarlas por temática, por ejemplo paisaje, retrato...; salvo que cortásemos los negativos o agotásemos los carretes con un mismo tema, cosa que con frecuencia no ocurría.

Por ello, lo normal era copiar una hoja de contactos de cada carrete asignándole un orden correlativo según fechas. Dicha hoja podía archivarse junto al propio film cuando usábamos una carpeta de anillas para guardarlo o separadamente del mismo. Yo prefería la segunda opción ya que la primera implicaba trastear todos los negativos o diapositivas en la selección de las imágenes.

Adicionalmente uno podía apuntarse y clasificarse aparte, en una libreta o en el ordenador (BD, archivo EXCELL...), los contactos donde se ubicaban las fotos de un determinado tema o contenido.

Todo ello ha cambiado radicalmente y en la actualidad existen programas que nos permiten no solamente organizar y almacenar las series con sistemas estructurados, sino clasificar individualmente una imagen dotándola de diferentes atributos relativos a su calidad, temática, etc.; por lo que se nos abren un sinfín de posibilidades.

En lo que sigue voy a explicar mi método de almacenamiento y organización de los archivos digitales, por si os sirve de ayuda aunque sólo sea parcialmente.

Almacenamiento en tarjetas de memoria

Es el lugar dónde se almacenan las imágenes tras la toma y después de pasar por un buffer provisional. Poco podemos decir sobre la organización en esta fase por ser muy limitada, salvo que conviene que se separen los archivos en carpetas distintas por fechas.

Este soporte es normalmente un almacenamiento intermedio aunque el otro día un amigo me decía que lo usa como final. Para mí ello supone un mayor coste, una menor capacidad y tengo algunas dudas de su fiabilidad relativa al disco.

Respecto a las tarjetas conviene también tener en cuenta lo siguiente:

1.	Es mejor no manipularlas demasiado quitándolas o metiéndolas en la cámara, podemos romper el conector, afectarlas de estática, que se nos caigan, etc. Lo preferible es trabajar con mucha capacidad, 32 ó 64 Gb, aunque hay el riesgo de perderlo todo; salvo que la cámara pueda grabar dos tarjetas en paralelo que es lo ideal. Si utilizas varias de menor capacidad conviene establecer un protocolo para identificar si han sido descargadas o no, yo tapo la cara con un papel a las que están pendientes de copiado superior (ver tarjeta central de la figura 1)
2.	Borrar o formatear la tarjeta en la misma cámara sólo cuando vayamos a usarla de nuevo, pues nos podría servir para recuperar fotos ante imprevistos. Además, si se borra erróneamente se pueden todavía recuperar las imágenes con algunos programas como el RescuePro de SanDisk
3.	Debe primar la fiabilidad frente a la rapidez, yo uso las Extreme III de SanDisk por su buena relación calidad/precio
4.	Grabar en calidad alta en RAW y media en JPG, el archivo JPG nos permitirá su visionado siempre sin requerir un programa específico y no ocupará demasiado. En una ocasión me solicitaron en un viaje una imagen de actualidad para un periódico y no pude facilitarla por poseer sólo el archivo RAW y no disponer del programa revelador

 

Almacenamiento en disco

Organización

Tras su copiado en disco, existen muchas maneras de organizar los archivos. Algunos autores prefieren agruparlas en carpetas específicas por temas, ello presenta algunas ventajas pero conlleva un trabajo extra de edición y clasificación de la información.

Yo prefiero, tal vez influido por mi etapa analógica, organizarlas en carpetas fechadas e incluir en el nombre de las mismas la fecha y una pequeña descripción del asunto que me permita su rápida identificación.

De esta manera, unas fotos tomadas por ejemplo en Dublín las almaceno en una carpeta que denomino 2014_06_12 dublin, teniendo en cuenta los siguiente:

1.	Es muy importante codificar la fecha en el formato AAAAMMDD (año, mes y día invertido al habitual), para poder ordenarlas posteriormente según orden cronológico. Además, para un mejor visionado, es preferible separar los campos con puntos o guiones (AAAA_MM_DD)
2.	En la descripción que sigue a la fecha intento resumir el tema principal de la serie y no utilizo acentos, para no tener dudas en una búsqueda posterior sobre si me olvidé de ponerlos. Además, siempre uso minúsculas ya que me parecen más fáciles de leer
3.	Si durante varios días he tomado imágenes de la misma serie o temática las agrupo en la misma carpeta aunque sean de cámaras distintas asignándole al campo día el correspondiente al primero o alternativamente los caracteres genéricos ‘xx’; por tanto podrán contener muchas o pocas imágenes

Es también cierto que muchos autores tenemos temáticas preferidas o que un determinado trabajo se prolonga durante años y surge la necesidad de una mejor localización. En estos casos se puede establecer un nivel superior de carpetas específicas y dentro de ellas situar las fechadas.

De todo ello quedaría una estructura similar a la siguiente:

Organización de carpetas									Observaciones
fotografia JPG								Imágenes en JPG
	2013_05_12_JPG curso de escaneado
fotografia RAW								Imágenes en RAW, con los archivos de ajuste de ACR (Adobe Camera Raw)
	2013_05_12 curso de escaneado
	familia
	romeria de la santa faz
		2013_05_xx itinerario oficial						Carpeta con agrupación de varios días
		2014_04_xx carritos en romeria
			IMG_0704	09/07/2007 19:04				Visionado de imágenes organizadas por fecha con independencia de la cámara
			DSCN0110	09/07/2007 19:08
	viajes
fotografia PROCESADOS								Imágenes procesadas, ajustadas de contraste, color, recortes, etc. Archivos normalmente PSD (Photoshop) o TIFF, con capas y finales acopladas al tamaño de salida
	2013_05_12_P curso de escaneado
	romeria de la santa faz_P

En otros tiempos, organizaba las sub-carpetas finales dentro de otras que agrupaban todos los trabajos correspondientes a un año, por ejemplo año 2009. Pero cada vez que buscaba una serie y no recordaba el año tenía que recorrerlas todas, por lo que finalmente desistí de usar esa estructura, lo que no significa que sea no válida.

Además, para visionar las imágenes de una carpeta las ordeno cronológicamente y no por el nombre de archivo que depende de la cámara.

Por otro lado, por motivos de organización del almacenamiento en múltiples discos, me interesa separar los archivos agrupándolos según su formato (RAW, JPG, procesados/PSD), y para resaltar fácilmente estas características realizo una excepción a la norma general de sólo usar minúsculas en la descripción, observar el primer nivel de la estructura usada como ejemplo (archivos fotografia RAW).

Además, para poder distinguir el formato más rápidamente y evitar confusiones de carpetas con idéntica denominación, también lo incluyo en la descripción de la sub-carpeta que contiene directamente los archivos de imágenes, añadiendo para ello unas siglas a continuación de la fecha, salvo para los RAW, es decir:

RAW:	2013_05_xx itinerario oficial (no añade extensión a la fecha)
JPG:	2013_05_xx_JPG itinerario oficial
Procesados:	2013_05_xx_P itinerario oficial

Con ello, para una misma serie puedo crear tres carpetas con una descripción similar y fácilmente relacionables.

Copias de seguridad

Otra cuestión importante es el tema de las copias de seguridad, que pienso que nos crea una incertidumbre en cuanto a las garantías de estabilidad y permanencia futuras. Con los negativos parecíamos muy seguros pero tampoco era así, de hecho muchos de ellos se han perdido por la aparición de moho.

Por ello, para garantizarse un mínimo de tranquilidad, yo ha adoptado como pautas generales las siguientes:

1.	Guardar los ficheros de imágenes en dos discos externos distintos y los discos en dos lugares también diferentes y preferiblemente distantes
2.	Al actualizar un archivo, verificar primero el fichero de origen, grabar un primer disco y abrir el documento para comprobarlo antes de actualizar el segundo, con ello evitamos la nefasta propagación de un error
3.	Podemos guardar provisionalmente los archivos en el ordenador mientras los estamos procesando o pendientes de copia final, pero siempre realizando una copia en otro disco externo auxiliar

En total utilizo en este momento 7 discos con una capacidad mínima de 1 Tb, organizándolos según contenido:

Archivos RAW:	En dos discos externos (los identifico como RAW 1 y RAW 2), con los archivos originales y los ajustes de revelado
Archivos procesados, escaneados y otros archivos:	En dos discos externos distintos a los anteriores  (PRO 1 y PRO 2)
Archivos en proceso y JPG:	En el disco del PC y en uno externo temporal distinto a los anteriores  (TEM 1)
Archivos muy importantes:	Adicionalmente a PRO 1 y PRO 2, en otros dos discos diferentes

Conclusiones

A pesar de todo lo dicho sigo intranquilo por la compatibilidad de futuros programas, sistemas de lectura y por quedar a merced de unos discos convencionales de cabezal mecánico.

Ya sé que hay otros dispositivos como los discos de estado sólido, cintas, DVD..., pero no me resultan operativos por su mayor coste o su menor capacidad.

© Jorge Lidiano.

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